Disputele în construcții sunt la fel de previzibile ca succesiunea zi-noapte și, deși este imposibil să putem opri trecerea timpului, un antreprenor prudent se poate proteja cu ajutorul anumitor ‘asigurări’ împotriva disputelor (aproape) inevitabile, dacă acesta înțelege ce este esențial pentru a avea o revendicare solidă, destinată să reziste verificărilor minuțioase și să genereze acorduri și soluționari rapide..
Așadar, ce face o revendicare să fie solidă?
Așa cum vă va spune orice specialist capabil, o revendicare solidă constă în cauză și efect, drept contractual și prezența informațiilor robuste.
Cauza unei revendicări va fi un eveniment sau o situație care a avut un anumit impact asupra proiectului, în timp ce pentru efect, în formele de contract cele mai cunoscute, trebuie să se demonstreze că acesta a avut un impact critic asupra duratei de finalizare a proiectului.
Fiind adevărat că nu toate evenimentele sau situațiile vor genera automat o prelungire a duratei de execuție, așa cum vor înțelege majoritatea antreprenorilor, programele proiectelor sunt creații dinamice și, prin urmare, este important ca toate „evenimentele sau circumstanțele” să fie abordate ca potențiale „revendicări în așteptare”.
O revendicare în așteptare are nevoie de un efect definit, de o îndreptățire și de date impecabile, pentru a asigura cel mai bun rezultat posibil atunci când va fi înaintată către beneficiar/managerul de proiect. În timp ce efectul și dreptul contractual pot fi obținute într-o etapă ulterioară, orice antreprenor se poate asigura chiar din prima zi a proiectului că sunt disponibile date impecabile.
Informațiile vor avea forme diferite pentru revendicările de succes, dar cele mai importante sunt:
- un set complet de documente contractuale (semnate), inclusiv orice ordin de începere;
- un program de bază acceptat de client și actualizat regulat cu evoluția lucrărilor și cu modificările apărute;
- un set complet de instrucțiuni (inclusiv pentru planurile de execuție) de la client/manager de proiect;
- un registru complet pentru toată corespondența (adrese și email-uri) purtată cu clientul/managerul de proiect, prin care cealaltă parte a fost informată sau prin care s-a răspuns adreselor de la client/managerul de proiect;
- procese-verbale complete pentru progres și alte ședințe; și
- un set complet de documente financiare, inclusiv situații de plată, fluxuri de numerar, modificări înaintate și alte asemenea.
Dreptul contractual pentru revendicări de timp și/sau costuri, ca urmare a evenimentelor și circumstanțelor care au apărut în cadrul contractului, este prevăzut de contract. Acesta rezultă din clauzele exprese ale contractului care oferă timp și/sau costuri ca remediu pentru orice eveniment sau situație care are un anumit efect asupra duratei de finalizare și/sau asupra prețului contractului.
De exemplu, o modificare în cadrul contractului poate, indiferent de forma contractului, să aibă prevederi contractuale specifice care să detalieze, printre altele, modul în care modificarea poate afecta durata de finalizare și/sau prețul contractului.
Dreptul contractual reprezintă baza solidă pentru pregătirea oricărei revendicări de succes.
Pentru a demonstra efectul unui eveniment sau situație apărute, este nevoie și de date și de drept contractual. Datele includ programele aprobate/acceptate anterior de beneficiar/managerul de proiect, împreună cu actualizările aplicabile, pentru a demonstra efectul evenimentului sau circumstanței asupra activităților rămase din proiect, iar dreptul contractual realizează ‘harta’ pentru acordarea extensiei de timp și/sau acordarea costurilor suplimentare.
Un element final important al unei revendicări de succes este, prezentarea faptelor într-un fir narativ coerent, logic și real. O cronologie solidă va prezenta opinia antreprenorului cu privire la ce s-a întâmplat și modul în care elemente de corespondență, aparent neimportante, și-au ‘jucat’ rolul lor în evenimentul/situația generală care a dus la cauza revendicării.
Astfel, răspunsul la întrebarea „Ce face o revendicare să fie solidă?” este dat de cauză, efect, dreptul contractual, datele și o poveste bună!
